Rozdział Podstawowe Funkcje zademonstruje podstawy
używania programu „Grafik”.
Poniższy rozdział opisuje sposób na rozpoczęcie szybkiej pracy z programem,
zarządzanie grafikami, podstawowe funkcje związane z edycją zasobów,
utworzeniem nowego grafika, zapisaniem jego stanu oraz wydrukiem.
Bardziej zaawansowane tematy znajdują się dalej, w kolejnych
rozdziałach tego poradnika.
Przed przystąpieniem do pracy nad nowym grafikiem należy wybrać typ grafika oraz sposób jego utworzenia.
Wyboru dokonujemy w menu Grafik -> Nowy… lub wykorzystujemy skrót klawiatury Ctrl+N. Zostanie otwarte okno, w którym podejmujemy decyzję.
Wybór trybu tworzenia nowego grafika.
Wybierając typ nowego grafika decydujemy: czy będzie to grafik pracy zawierający zmiany pracy, czy grafik dyżurów zawierający czas pozostawania w gotowości do wykonywania pracy poza normalnymi godzinami pracy – w rozumieniu Kodeks Pracy Art. 1515.
Wybierając sposób utworzenia nowego grafika mamy do wyboru dwie opcje: edycja ręczna od podstaw lub automatyczna w trybie kreatora. W obu przypadkach należy określić datę, stanowisko oraz obsadę na wybranym stanowisku. Pracując w trybie ręcznym otrzymamy w efekcie pusty grafik, niezawierający żadnych zmian. Natomiast kończąc pracę w trybie automatycznym, kreator wypełni cały grafik, automatycznie wstawiając zmiany dla każdego pracownika. W przypadku niepełnych godzin dane zawierają minuty.
Zatwierdzamy decyzję przyciskiem OK. Zawsze można zrezygnować, zamykając okno lub naciskając przycisk Anuluj.
AUTOMATYCZNE TWORZENIE NOWEGO GRAFIKA
Wybranie trybu automatycznego tworzenia grafika uruchomi kreator, który ułatwi przejście przez cały proces. Obejmuje on trzy etapy: czas, stanowisko, uwagi.
Czas – pierwsze z okien kreatora, tutaj należy wybrać miesiąc i rok nowego grafika. Z lewej strony kalendarza widać statystykę miesiąca, normę godzin oraz ilość dni roboczych, świątecznych i wolnych.
Pierwszy krok kreatora - Czas.
Ilość dni roboczych, świątecznych i wolnych od pracy jest edytowalna i można ją dowolnie zmieniać. Kalendarz zawiera wszystkie dni świąteczne które są jednocześnie dniami wolnymi od pracy np.: Boże Narodzenie, Nowy Rok, Wielkanoc czy Boże Ciało.
Typ dnia miesiąca można dowolnie zmieniać. Dotyczy to wszystkich dni roboczych, wolnych od pracy i świątecznych. Należy jednak pamiętać, że wszystkie wprowadzone zmiany mają charakter globalny i dotyczą wszystkich grafików zapisanych i aktualnie edytowanych w programie. Znajdują również odzwierciedlenie w generowanych statystykach.
Dlatego przed zatwierdzeniem każdej takiej zmiany, użytkownik programu jest powiadamiany odpowiednim komunikatem. Nieaktywny przycisk Reset oznacza brak dni ze zmienionym typem dnia w miesiącu.
Komunikat ostrzegający przed zmianą typu dnia.
Wszystkie wprowadzone zmiany w typach dni widocznego miesiąca, można usunąć przyciskiem Reset.
Aby zmienić typ dnia należy kliknąć myszką na wybrany dzień w kalendarzu. Zostanie otwarte okno umożliwiające wprowadzenie odpowiednich zmian.
Zmiana typu dnia.
Należy wybrać jedną z trzech możliwości: święto, wolne od pracy lub dodatkowy dzień pracujący. Aby zmiana została wprowadzona nowy typ dnia musi być inny od tego który jest w kalendarzu.
Zaznaczenie opcji zastosowanie w każdym roku spowoduje że, nowy typ dnia będzie stosowany w każdym roku a nie tylko jednorazowo.
Opis – dodatkowe informacje opisujące wprowadzone zmiany.
Przejście do kolejnego etapu pracy kreatora następuje po naciśnięciu przycisku „Dalej >>”, rezygnacja z dalszej pracy kreatora- przycisk Anuluj.
Stanowisko – drugie okno kreatora, wybieramy tutaj stanowisko wraz z przypisaną do niego obsadą oraz ilość pracowników planowanych do obsadzenia na pojedynczej zmianie. Poniżej widać wstępne podsumowanie grafika w postaci ilości godzin ogółem i w rozbiciu na pojedynczego pracownika. Okno to oferuje znacznie więcej opcji, umożliwiając elastyczne dostosowanie obsady do normy godzin i planowanej ilości godzin nadliczbowych. Każda wprowadzona zmiana ma swoje odzwierciedlenie w podsumowaniu.
Drugi krok kreatora - Stanowisko.
W pierwszej kolejności należy wybrać stanowisko, dla którego będzie tworzony grafik. Przycisk Edytuj przeniesie nas do okna edycji stanowisk jednego z zasobów, na których bazuje program. Tutaj można utworzyć całkowicie nowe stanowisko lub przeprowadzić edycję wcześniej utworzonego. Edycja stanowiska znajdzie odzwierciedlenie we wszystkich grafikach, które utworzono dla tego stanowiska. Poniżej widoczna jest nazwa szablonu pracy dla wybranego stanowiska.
Sekcja „Obsada” przedstawia aktualną obsadę dla wybranego stanowiska. W grafiku znajdą się tylko te osoby, które są widoczne w tym oknie oraz są zaznaczone jako aktualnie pracujące na tym stanowisku.
Można tutaj wstawić tymczasowo pracownika do grafika, który nie jest na stałe ujęty w obsadzie wybranego stanowiska. Podobnie wygląda sprawa z chwilowym usunięciem pracownika z obsady. Przycisk Edytuj umożliwia edycję pracowników, dodanie, usunięcie lub edycję właściwości pracownika. Aby wprowadzone zmiany w obsadzie stanowiska zostały zapisane na stałe, należy nacisnąć przycisk Zapisz zmiany w obsadzie.
Podsumowanie, na bieżąco informuje o rozkładzie godzin w grafiku. W przypadku niepełnych godzin dane zawierają minuty. Zobaczymy tutaj informację o normie godzin, ilości pracowników w grafiku, ilości godzin ogółem i średnio na osobę, kolejno:
| Norma godzinowa | norma godzin w miesiącu |
| Pracowników | ilość pracowników w grafiku |
| Ogółem | ilość godzin do przepracowania w miesiącu |
| Średnio po | ilość godzin do przepracowania w miesiącu dla jednego pracownika |
| Nadgodziny | ilość godzin nadliczbowych w miesiącu |
| Średnio po | ilość godzin nadliczbowych w miesiącu dla jednego pracownika |
Uwagi – ostatnie okno kreatora przedstawia już widok nowego grafika. Początkowo jest on pusty i nie zawiera jeszcze żadnych zmian. Przed zakończeniem pracy z kreatorem, co jest równoznaczne z automatycznym wypełnieniem wszystkich zmian, można dokonać wstępnej edycji grafika.
Trzeci krok kreatora – Uwagi.
Kliknięcie imienia i nazwiska pracownika lub żądanego dnia (dla pól aktywnych kursor zmienia swój wygląd) rozpoczyna ręczną edycję.
Po kliknięciu Zakończ program generuje gotowy grafik. Jak widać poniżej, zawiera on zwięzły opis pracowników i ich zmiany. Z prawej strony w kolumnie RAZEM jest szybkie podsumowanie godzin każdego pracownika. Kolejno: liczba zmian, ilość godzin / ilość godzin świątecznych oraz ilość godzin nadliczbowych. Dla grafika dyżurów jest to: ilość dyżurów zaplanowanych, ilość godzin dyżurów zaplanowanych, ilość dyżurów przepracowanych, ilość godzin dyżurów przepracowanych i ilość godzin świątecznych w dyżurach przepracowanych. Kolorami zaznaczono odpowiednie typy dni miesiąca. Kolor biały – dzień roboczy, niebieski – dzień wolny od pracy, czerwony – dzień świąteczny. Symbol (*.*) na belce tytułowej sygnalizuje, że grafik nie został jeszcze zapisany.
Widok nowo utworzonego grafika.
Widok utworzonego grafika zależny jest od trybu wizualizacji okeślonego w opcjach programu, menu Pomoc->Opcje... . Na rys. powyżej jest to numer zmiany i czas pracy na zmianie.
Grafiki dyżurów wyróżnione są żółtym kolorem tła.